Outro dia recebi uma dúvida de um leitor que dizia:

Se o texto que se quer uma parte for um endereço do tipo:

AL RIBEIRAO PRETO, 556, BELA VISTA, CEP 01331000

e queremos apenas o endereço até a segunda vírgula em uma listagem extensa de clientes.

Como elaborar a função?

Então…. primeira devemos observar o seguinte:

Para usarmos qualquer fórmula que extraia os valores de um texto, precisamos informar tamanho do texto que queremos retornar e/ou a posição inicial no texto onde partirá a extração.

Mas como ter essas infomações se cada endereço terá um tamanho? Não podemos dizer: retorne um texto com tamanho 20! Ou, extraia um texto a partir da posição 10! Pois esses dados serão variáveis e diferentes a cada linha.

Para solucionarmos a questão, devemos estabelecer algumas regras e definir fórmulas que nos retornem as informações referenciais de tamanho e posicionamento que necessitamos para a fórmula de extração de texto.

Como fazer isso? Vejamos.

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Certa vez um leitor perguntou-me a respeito do Excel não diferenciar os valores da célula quando este for 0 (zero) ou for uma seqüência vazia (célula vazia).

Ele disse:
Estou com a seguinte dúvida: Não consigo fazer com que uma célula diferencie 0 de vazio, quando copiado de outra célula. Exemplo: digito em E1, C1=A1 e tanto faz se A1 está vazia ou com 0 o valor retornado é sempre 0.

Algumas perguntas que permeiam este tema são: Existe uma fórmula para diferenciar valor 0 (zero) de seqüência vazia? Como identificar se valor da célula é 0 ou vazio?

Enfim, quando escrevemos uma fórmula que faça referência a qualquer célula vazia o resultado retornado será 0. Faça um teste:

Digite 0 na célula A1. Em seguida, digite na célula B1 a seguinte fórmula:

= A1

Perceba que o resultado da fórmula é 0 (zero).

Agora, apague o conteúdo da célula A1, não escreva nada nela. Veja o resultado da célula B1. Incrível! Continua zero.

Bem. Isso não é um problema, pois não influencia em cálculos, visto que, zero e nada, são a mesma coisa para efeito de operações matemáticas.

Mas, quando há necessidade de comparações textuais, por exemplo, ou de análise de informações diversas, como era o caso do leitor citado acima, isso faria uma grande diferença. Digamos que se queira comparar valores em duas células. Um deles (A1) possui o valor zero e o outro (B1) não foi informado, portanto a célula está vazia. Se fizermos uma comparação simples do tipo A1=B1, ela falhará, pois retornará VERDADEIRO, porque nesta comparação 0=vazio (zero é igual à célula vazia). A comparação não poderia ser verdadeira pelo fato de que ainda falta um dado a ser informado em B1, o que deveria ser sinalizado na fórmula para uma possível tomada de ação do analista daquela planilha.

Como resolver isto de maneira simples? Isto é o que eu vou dizer para vocês agora. Continuar lendo

Olá amigos.

Mais uma dúvida levantada por um leitor.

Eis a questão do Daniel:

Parabéns pelo site.

Tentei verificar se alguém já teve minha dúvida mas não encontrei.
Tenho os dados na tabela e preciço contar quantos empregados tenho em cada unidade administrativa. A planilha está assim

Unidade cargo
Escola 1 secretário
Escola 1 professor
Escola 1 vigia
Escola 1 professor
Escola 2 secretário
Escola 2 professor
Escola 2 vigia

Como eu faço os subotais de forma que eu saiba
Escola 1 secretário 1
Escola 1 professor 2
Escola 2 vigia 1

São 40 escolas com vários cargos e 800 linha para fazer esse relatório. Não imagino algo mágico, mas uma fórmula que eu consiga obter esses subtotais atualizados sempre.

Obrigado.

Vamos a solução.

Este caso pode ser resolvido de forma simples com a estrutura dos subtotais no menu Dados > Subtotais…

No entanto, vou explicar uma maneira de conseguir um resultado personalizado através de fórmulas, ok.

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Olá pessoal.

Eu já havia escrito um artigo semelhante ao que vocês lerão agora, contudo, muitas pessoas vêm me pedindo uma melhoria nele para atender às células que tem seus backgrounds definidos dinamicamente via Formatação condicional.

Então. Hoje vou mostrar como fazer isso. Para quem não leu a matéria anterior sobre este assunto, leia para entender melhor este artigo.

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Pessoal, hoje vou escrever para vocês uma questão levantada por um leitor deste site. Já o respondi via coments mas resolvi publicar a todos vocês para poder ajudá-los também.

A seguir transcrevo a pergunta feita pelo leitor Luciano em 22 de junho de 2010.

Parabens pelo site, muito bom.
Poderia por favor me ajudar.
Na planilha excel, ao digitar o mes “janeiro/2010″, gostaria que aparecesse em uma coluna todos os “dias” daquele mes, na segunda coluna os “dias da semana” e na terceira coluna “feriado” quando for. ex:
A1 = Janeiro/2010
A2 = 1
B2 = Sexta-feira
C2 = Se for feriado aparece a palavra Feriado
A3 = 2
B3 = Sábado
C3 =

Grato

Elaborei a seguinte solução:

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Oi caríssimos leitores.

Eis uma dica simples que poderá ser aplicada e adaptada em diversas situações. Vou explicar como retornar a referência da coluna de determinada célula. Para saber  a identificação númerica da coluna podemos utilizar a fórmula COL().

Ex: A=1, B=2, j=10, AA=27, AC=29

Mas esta fórmula, só retorna a referência numérica, como eu disse.

Existe a fórmula ENDEREÇO que retorna, de forma completa, (coluna – linha – planilha) a identificação da célula.

Ex:

• ENDEREÇO(2;3) –> $C$2
• ENDEREÇO(15;5) –> $E$15
• ENDEREÇO(10;7;4) –> G10          //Aqui o 3º parametro (num 4) retorna a identificação relativa das células, sem o “$”

Com base nestas fórmulas, podemos adaptá-las, em adiççao com outras, para retornarmos o resultado que desejamos, ou seja, somente a identificação da coluna em formato de letras, ok. Continuar lendo

Olá.

Algumas vezes precisamos calcular a soma total de tempo para várias ocorrêcias, do tipo, 2 horas para preparar o almoço, 1 hora para almoçar, 3 horas de reunião.. e assim por diante. Neste caso, a soma é simples e o resultado seria de 6 horas para fazer tudo isso. Assim, o excel calcula e exibe a informação tranquilamente. Isto, porque, a formatação padrão do Excel é de 24 horas. Suponha, então, que precisemos totalizar 15 horas para analise de projeto, mais 20 horas de criação de arte e 12 horas de finalização. O total seria de 47 horas e o Excel informaria 23 horas. Motivo: Formatação de células.

Como resolver essa questão sem ficar com dor de cabeça? É o que eu mostrarei a seguir. Continuar lendo

Oi amigos.

Outro dia respondi a questão de um leitor aqui no blog que questionava como seria possível que o Excel pudesse exibir as fórmulas que ele utilizou nas células da sua planilha. Ou seja, ao invés de serem exibidos os resultados das fórmulas, ele gostaria que fossem mostradas a estrutura das fórmulas em si para imprimir e utilizar em sala de aula.

Bem, eu forneci o “caminho das pedras” a ele, e hoje, compartilho com todos vocês.

Observe a planilha abaixo:

Nela, nós podemos ver todos os valores das fórmulas nas células já calculados. Para visualizarmos, as fórmulas por trás dos resultados, façamos o seguinte. Continuar lendo

Amigos do Planeta Excel!

Se você quer fazer uma gracinha a mais com sua planilha, preste atenção nesta dica de hoje.

Você está trabalhando com uma série de dados estatísticos e tal, e deseja criar uma legenda básica sem os recursos avançados da ferramenta de gráficos e afins. Quer pode mostrar, por exemplo:

• um círculo verde para valores menores que 10;
• um quadradro vermelho para valores maiores que 30;
• e um losango amarelo para os demais valores.

Usando a formatação condicional você faria assim: Continuar lendo

Oi amigos, quanto tempo!!!

Tenho trabalhado bastante e estudado muito também. Aos poucos vou respondendo seus coments aqui no blog e postando novas matérias. Obrigado pela presença de vocês aqui. Muito incentiva meu trabalho e anima a escrever mais.

Hoje, mais uma dica rápida que facilita nossos projetos do dia a dia. Quando queremos inserir uma numeração em uma lista de produtos podemos escrever número por número a cada linha. Ou, se não quisermos nos fadigar tanto, podemos clicar na alça inferior da célula, pressionar CTRL e arrastar com o mouse para baixo. Ou, ainda, digitar os dois primeiros números sequenciais da lista, selecioná-los e clicar na alça da célula arrastando-a para baixo.

Bem, utilizando-se os modos citados acima, conseguiremos nosso resultado, mas teremos que fazer manualmente, sempre, e verificando se todas as linhas contém itens listados. E ainda, o inconveniente de que, se eliminarmos ou adicionarmos um item da lista, inserindo ou excluindo uma linha, teremos que refazer toda a numeração desta listagem. Imaginem uma pequena lista de 50 mil itens, por exemplo!

Para isso, disponibilizo a vocês, uma fórmula que insere esta numeração na sua listagem, de forma automática e dinâmica, ou seja, se uma linha for eliminada ou adicionada na planilha, a numeração é instantaneamente reposicionada. Além de, com esta fórmula, os números só serão exibidos se algum item estiver listado na tabela. Muito bom, né?!

A fórmula é:

=SE(TIRAR(B1)<> “”;CONT.VALORES($B$1:B1) & “.”; “”)

Supondo que sua coluna de numeração esteja na coluna A e sua listagem de itens na coluna B, iniciando na célula B1, coloque esta fórmula na célula A1 e copie nas demais linhas da coluna A.

Então é isso. Abração.